Guia de eventos

protocolo 

Diciprep interviene, a la par de la pauta periodística, en cada una de las etapas y procesos que influyen en la realización de eventos que requieren tratamiento protocolar y ceremonial. Este tipo de actividad se ha definido como Eventos Especiales.

Responsable del Área de Protocolo: Lic. Adriana Rodríguez Guillén / This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. / Telf. 0276-3532832

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Eventos Especiales

Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos que se producen en distintas áreas del quehacer económico, social, cultural o científico de la universidad, entre los que destacan: Actos de grado, entrega de reconocimientos, aniversarios, bautizos de publicaciones, cambios de jefatura, ruedas de prensa institucionales, proclamación de autoridades, inauguraciones, aperturas de congresos o seminarios, firmas de convenios, entre otros. Los eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de acuerdo con las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de actividades, los medios disponibles, los lugares y tiempo de realización y los objetivos de comunicación. Quienes están en esta actividad saben que desde la concepción hasta su ejecución final, nada puede quedar librado al azar o la improvisación. Todo tipo de organización, grande o pequeña, debe de manera permanente realizar algún tipo de evento para sus comunicaciones institucionales, por lo que se debe recurrir a profesionales especializados en la materia protocolar y de relaciones públicas.

Protocolo

Es el conjunto de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los actos sociales de todos individuos, instituciones o grupos.

Ceremonial

Es el conjunto de reglas y prácticas que se observan en las relaciones entre autoridades, jefes y a quienes estos representan. También es el conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse tanto en la actividad de organizaciones como en sus manifestaciones de relación con otras instituciones.

Etiqueta

Es el conjunto de normas para hacer las cosas correctamente y de manera fácil, expresión formal de los buenos modales. Regula la conducta personal de los individuos, no siempre comprende las reglas protocolares, tiene un carácter universal y está presente en los actos sociales.

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Clasificación del ceremonial interno

  • Ceremonial Institucional
  • Ceremonial Académico

A su vez, el ceremonial institucional se clasifica en:

  • El ceremonial institucional interno
  • El ceremonial institucional externo

Coordinación de una actividad que implique actos ceremoniales

  • Proceso administrativo
  • Documentos a emitir
  • Procedimientos para llevar a cabo el ceremonial
  • Conjunto de formalidades
  • Normas de protocolo
  • Instrumentos a utilizar
  • Guion protocolar del acto o ceremonial
  • Tarjetas de identificación de la sala
  • Vocativo
  • Decreto, resoluciones, providencias, etc.
  • Lista protocolar
  • Tarjetas de invitación
  • Croquis o planos del lugar
  • Lista de personal ceremonial y protocolo
  • Orientación logística
  • Transporte
  • Mobiliario
  • Pódium
  • Sonido
  • Refrigerio
  • Pendones, banderas
  • Etiqueta o pautas en el vestir

Etapa  operativa   de  un   evento  especial

Como es de suponer, todos los eventos tienen un proceso operativo dividido de la siguiente manera:

  • Pre-evento
  • Evento
  • Post-evento

Nota final: Las ceremonias deben recibir un tratamiento técnico como el anterior de manera de cubrir todos los aspectos que garanticen la culminación adecuada de las mismas.