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Los expedientes relacionados con los procedimientos de investigación y de determinación de responsabilidades, contendrán una carátula anterior y otra posterior. En la carátula anterior debe constar lo siguiente:
- Identificación de: la República, la Universidad, el Órgano Contralor y la Unidad que sustancia los procesos
- Nomenclatura del expediente
- Motivo del procedimiento
- Modo de apertura (oficio, denuncia o solicitud)
- Fecha de inicio
- Número de pieza
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La nomenclatura de los expedientes de procedimientos de investigación será expuesta de la siguiente manera: CI/UAA/PI/00-0000 lo cual significa: CI: Órgano Contralor, UAA: Unidad de sustanciación, PI: Procedimiento de investigación, 00: número de procedimiento, 0000: la fecha respectiva.
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La nomenclatura de los expedientes de procedimientos de determinación de responsabilidades será expuesta de la siguiente manera: CI/UAA/PDR/00-0000 lo cual significa: CI: Órgano Contralor, UAA: Unidad de sustanciación, PDR: Procedimiento de determinación de responsabilidades, 00: número de procedimiento, 0000: la fecha respectiva.
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La nomenclatura de los procedimientos de determinación de responsabilidad, tendrán adicionalmente cualesquiera de las siguientes letras, dependiendo si trate de multa, reparo o responsabilidad administrativa: M, R o RA. A título de ejemplo, si se trata de un procedimiento de determinación de responsabilidad relacionado con multas, la nomenclatura sería la siguiente: CI/UAA/PDR/M/00-2002. Como se observa, se conserva la nomenclatura expuesta en el punto 3, y sólo se le agrega la letra M que corresponde a multas.
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El primer documento que debe formar el expediente es el auto de apertura, que deberá contener la firma de la máxima autoridad del órgano contralor, así como el respectivo sello del órgano. En los casos de procedimientos de determinación de responsabilidades el auto de apertura deberá contener además, los elementos señalados en las "Instrucciones a seguir para la tramitación de los procedimientos de determinación de responsabilidades"
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El expediente deberá ser foliado en orden cronológico de aportación de documentos. En todo caso, el folio número uno (1) corresponderá a la primera hoja del auto de apertura.
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En aquellos casos en los que por error involuntario se realice una foliatura indebida, la misma será subsanada mediante un auto firmado por el funcionario sustanciador que será incorporado al expediente, en el cual se señalará que el número con el que se ha marcado el folio no es realmente el que le corresponde, y que en consecuencia el número del folio debe ser otro que será indicado específicamente. En ningún caso se tachará el número de folio indebidamente anotado, sólo se procederá a apuntar debajo del número indebidamente anotado, el número que realmente corresponda.
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La foliatura del expediente debe expresarse tanto en número como en letras, y puede ser colocada en el extremo superior derecho, o en su defecto en el extremo superior lateral derecho.
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Todo documento que sea aportado al procedimiento, debe incorporarse al expediente mediante auto que debe ser suscrito por el Jefe de la Unidad sustanciadora. En dicho auto debe constar lo siguiente:
- Identificación de: la Universidad, el Órgano contralor y de la Unidad sustanciadora
- Fecha
- Relación de documentos a ser incorporados, indicando la persona que los aporta
- Número de folios
- Firma del Jefe de la Unidad sustanciadora
- Sello de la Unidad sustanciadora
- Cualquier otro elemento que el funcionario sustanciador considere pertinente
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Todas las citaciones deben realizarse mediante oficio suscrito por la máxima autoridad del Órgano Contralor. El documento original del oficio, en el cual consta que la persona ha sido efectivamente citada, debe ser aportado al respectivo expediente.
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Todas las solicitudes de información deben realizarse mediante oficio suscrito por la máxima autoridad del Órgano Contralor. La copia de dicho oficio, en la cual consta la recepción por parte de la persona u órgano a quien se le ha efectuado la solicitud, debe aportarse al respectivo expediente.
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En ningún caso las piezas de los expedientes deben contener mas de cien (100) folios.
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En los casos en que sea necesario la formación de una nueva pieza, se procederá a estampar un auto en la pieza que se cierra, en el cual deberá señalarse expresamente que se dispone dar apertura a una nueva pieza e indicando el número de folios contenidos en la pieza que se cierra. En todo caso, el auto en referencia será el último folio del la pieza que se cierra.
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La copia del auto por el cual se da apertura a una nueva pieza del expediente, será el primer folio de la nueva pieza abierta.
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En los casos en que se hayan realizado todas las actuaciones de sustanciación necesarias y se hayan estampado en el expediente el informe o la decisión respectiva, se procederá mediante auto suscrito por la máxima autoridad del Órgano Contralor, a cerrar formalmente el expediente.
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Toda solicitud de copia del expediente debe ser realizada por escrito, y la misma debe constar en el expediente. El auto por medio del cual la máxima autoridad del Órgano Contralor acuerde aprobar la solicitud de copias, debe estamparse en el expediente.
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En los casos que la máxima autoridad del Órgano Contralor haya aprobado la solicitud de copias, debe quedar constancia en el expediente que los solicitantes las han recibido. Dicha constancia debe contener:
- Identificación de quien las recibe
- Identificación de los folios que han sido objeto de copia, así como la cantidad
- Firma de quien recibe las copias
