A los efectos de llevar un mejor control de las actividades realizadas por la Unidad, y en particular de los expedientes relacionados con los procedimientos de investigación y determinación de responsabilidades, la Unidad de Averiguaciones Administrativas contará con los siguientes libros:
Libro inventario:
- Este libro tiene por objeto llevar un control por número de los expedientes que se encuentran en la Unidad, así como el seguimiento individual para cada de ellos.
- Existirán dos libros de inventario, uno para los procedimientos de investigación y otro para el procedimiento de determinación de responsabilidades.
- En el libro de inventario concerniente a procedimientos de investigación constará lo siguiente: Número de expediente, fecha de inicio del procedimiento, observaciones (que es resumen de la actividad que se está realizando) fecha de terminación y conclusiones.
- En el libro de inventario relacionado con procedimientos de determinación de responsabilidades constará lo siguiente: Número de expediente, fecha de inicio del procedimiento, observaciones (que es resumen de la actividad que se está realizando) fecha de terminación y decisión.
- Los libros permanecerán en la Unidad y tendrán acceso a los mismos, tanto el Contralor Interno, el Jefe de la Unidad de Averiguaciones Administrativas o quienes ejerzan sus funciones en calidad de encargados, así como las personas que de alguna manera tengan participación en los procesos.
- Los libros de inventario se llevan conforme a los modelos OC/LI/PI y OC/LI/PDR.
Libro de préstamos:
- Este libro tiene por finalidad llevar un control de los préstamos de expedientes, ya sea de investigación o determinación de responsabilidades, solicitados por las personas directamente involucradas en los respectivos procedimientos, así como por sus representantes o apoderados.
- En el libro de préstamos constará lo siguiente: Número de expediente, solicitante, fecha y hora de préstamo, firma, fecha y hora de devolución.
- El libro de préstamos se lleva conforme al modelo OC/LP
Libro Índice:
- Este libro tiene por objeto permitir una búsqueda de expedientes con mayor facilidad en aquellos casos en los que no se conoce el número de expediente, o no se recuerda dicho número por ser expedientes de tiempos remotos.
- En el libro índice constará lo siguiente: Nombres de la persona, número de expediente y motivo.
- Este libro se llevará para los casos de expedientes relacionados con procedimientos de determinación de responsabilidades.
- El libro índice se lleva conforme al modelo OC/LI
Libro Diario:
- Este libro tiene por objeto dejar constancia de las actividades diarias realizadas en la Unidad de Averiguaciones Administrativas, particularmente en materia procesal.
- Las actuaciones llevadas en este libro se realizarán por orden cronológico
Libro de Denuncias:
- Este libro tiene por objeto llevar un control de las denuncias efectuadas por funcionarios o particulares.
- En el libro de denuncias constará lo siguiente: número de expediente, fecha de interposición de la denuncia, motivo y resolución.
- El libro índice se lleva conforme al modelo OC/LD
Disposiciones comunes a todos los libros:
- Todos los libros serán abiertos por medio de un auto firmado por la máxima autoridad del Órgano Contralor.
- El auto de apertura de los libros debe contener lo siguiente:
- Indicación del órgano Contralor
- Indicación de que se da apertura al libro
- Número de folios que conforman el libro
- Fecha de apertura
- Finalidad del libro
- Firma de la máxima autoridad o su delegatario
- Sello del órgano
- En los casos de culminación del año correspondiente a un ejercicio fiscal, se procederá a estampar en los libros un auto por medio del cual se haga constar que se cierra el libro para el ejercicio fiscal correspondiente, aún cuando no se haya inutilizado el libro en su totalidad. En todo caso, al inicio del nuevo año del ejercicio fiscal, se procederá a estampar un auto en los libros que no se hayan inutilizado en su totalidad.
- Cuando en el transcurso del año de un ejercicio fiscal se haya inutilizado totalmente un libro, se procederá a abrir otro a través del respectivo auto.
- En todo caso, los libros serán cerrados por auto dictado por la máxima autoridad del Órgano Contralor, el cual deberá contener lo siguiente:
- Indicación del órgano Contralor
- Indicación de que se da cierre al libro
- Fecha de cierre
- Firma de la máxima autoridad o su delegatario
- Sello del órgano
- En los casos de asentamientos erróneos, se procederá a hacer la respectiva salvedad sin proceder a borrar lo indebidamente asentado.
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